Pe scurtIn short
- Knot este o aplicație web pentru firmele care aprovizionează nave, oferită de [Denumirea firmei].Knot is a web app for companies that supply ships, provided by [Company name].
- Comenzile, facturile și ofertele stau pe dispozitivele echipei voastre. Pe server păstrăm doar ce trebuie pentru documente, rapoarte și suport.Orders, invoices and quotes stay on your team's devices. On the server we only keep what documents, reports and support need.
- Nimic din ce încărcați nu e folosit la antrenarea vreunui model AI.Nothing you upload is used to train any AI model.
- Propunerile AI le verificați voi: documentele le emiteți voi, cu datele voastre.You check the AI's suggestions: you issue the documents, with your data.
- Prețul, durata și nivelul de serviciu sunt cele din oferta sau contractul semnat cu fiecare firmă.Price, term and service level are those in the quote or contract signed with each company.
1Cine suntemWho we are
Knot este oferit de [Denumirea firmei], cu sediul în [Adresa sediului], înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. [J00/0000/2026], cod unic de înregistrare [RO00000000], denumită în continuare Furnizorul. Ne găsiți la [adresa de email] și la [telefon].
Knot is provided by [Company name], with its registered office at [Registered address], registered with the Romanian Trade Register under no. [J00/0000/2026], tax identification number [RO00000000], referred to below as the Provider. You can reach us at [email address] and [phone].
2ServiciulThe service
Knot este o aplicație web, oferită ca serviciu, pentru firmele care aprovizionează nave (ship chandleri). Importă cererea navei, citește facturile magazinelor, leagă cu ajutorul inteligenței artificiale liniile de pe factură de liniile din cerere și pregătește avizul, ofertele și rapoartele. Funcțiile disponibile, regulile documentelor și modulele pornite se stabilesc la implementare, pentru fiecare firmă.
Knot is a web application, provided as a service, for companies that supply ships (ship chandlers). It imports the vessel's request, reads store invoices, uses artificial intelligence to tie invoice lines to request lines, and prepares the delivery note (DN), quotes and reports. The available features, document rules and active modules are set during setup, for each company.
3Cui se adresează și contractulWho it is for and the contract
Knot se adresează profesioniștilor: firme și alte entități care desfășoară o activitate economică. Nu este destinat consumatorilor. Accesul se acordă pe baza unei oferte acceptate sau a unui contract încheiat cu Furnizorul. Prețul, durata, nivelul de serviciu și plata sunt cele din oferta sau contractul respectiv; unde acestea diferă de termenii de față, se aplică oferta sau contractul. O cerere de ofertă trimisă din pagina de prezentare nu obligă pe nimeni.
Knot is intended for professionals: companies and other entities that carry out an economic activity. It is not intended for consumers. Access is granted on the basis of an accepted quote or a contract concluded with the Provider. Price, term, service level and payment are those in that quote or contract; where they differ from these terms, the quote or contract applies. A quote request sent from the presentation page does not bind anyone.
4Accesul în aplicațieAccess to the app
Fiecare om intră cu adresa lui de email și cu un cod de 6 cifre primit pe email, valabil 10 minute. Lista adreselor cu acces o stabilește firma client, iar Furnizorul o configurează. Firma client răspunde de adresele pe care le autorizează și de ce fac oamenii ei în aplicație. Codurile nu se dau altor persoane. Anunțați-ne imediat dacă un acces trebuie retras sau dacă bănuiți o folosire neautorizată.
Everyone signs in with their own email address and a 6-digit code sent by email, valid for 10 minutes. The client company decides which addresses have access and the Provider configures them. The client company is responsible for the addresses it authorises and for what its people do in the app. Codes must not be shared. Tell us straight away if access needs to be removed or if you suspect unauthorised use.
5Folosirea permisăAcceptable use
Aplicația se folosește doar pentru activitatea firmei client și cu respectarea legii. Nu este permis să:
- intrați sau să încercați să intrați cu adrese care nu au primit acces;
- ocoliți sau să testați măsurile de securitate fără acordul nostru scris;
- încărcați programe malițioase sau conținut pe care nu aveți dreptul să îl folosiți;
- folosiți aplicația automat, în volume care afectează serviciul pentru ceilalți;
- copiați, modificați, revindeți sau puneți aplicația la dispoziția altor firme.
The app may only be used for the client company's business and in line with the law. You may not:
- sign in, or try to sign in, with addresses that have not been given access;
- bypass or test the security measures without our written consent;
- upload malicious software or content you have no right to use;
- use the app automatically at volumes that affect the service for others;
- copy, modify, resell or make the app available to other companies.
6Inteligența artificialăArtificial intelligence
Knot folosește modele de inteligență artificială ale unui furnizor extern ca să citească documente și să propună legături, cantități și texte. Propunerile AI pot conține erori, așa că se verifică înainte de emiterea documentelor: aplicația arată fiecare legătură, cu calculul cantității, și orice propunere se poate corecta. Documentele emise din aplicație (avize, oferte, fișiere Excel) sunt ale firmei client, care răspunde de conținutul lor, inclusiv de prețuri, cantități și TVA.
Knot uses artificial intelligence models from an external provider to read documents and suggest matches, quantities and texts. AI suggestions may contain errors, so they are checked before documents are issued: the app shows every match, with its quantity maths, and any suggestion can be corrected. Documents issued from the app (delivery notes, quotes, Excel files) belong to the client company, which is responsible for their content, including prices, quantities and VAT.
Datele voastre nu antrenează niciun model. Ce trimite aplicația la AI este folosit doar ca să răspundă cererii respective și nu este folosit la antrenarea vreunui model, nici de Furnizor, nici de furnizorul de AI.
Your data trains no model. What the app sends to the AI is used only to answer that request and is not used to train any model, neither by the Provider nor by the AI provider.
7Datele firmei voastreYour company's data
Datele firmei client rămân ale ei. Furnizorul le folosește doar ca să ofere serviciul: nu le vinde, nu le folosește în alte scopuri și nu le dă altora, în afara furnizorilor tehnici din secțiunea 8.
- Pe dispozitivele echipei, în browser: comenzile, cererile navelor, facturile, legăturile, documentele și ofertele. Le puteți exporta oricând într-un fișier de backup. Dacă ștergeți datele browserului, ele dispar de pe acel dispozitiv.
- Pe serverul aplicației: datele firmei pentru documente (nume, adresă, cod fiscal, contact, logo, ștampilă, semnătură), setările comune, rezumatele comenzilor pentru rapoarte (nava, numărul și data PO, valorile de vânzare și achiziție, adresa de email a celui care a lucrat la comandă) și jurnalul de utilizare descris în secțiunea 8.
- La furnizorul de AI: textul și imaginile documentelor trimise spre citire, doar pentru prelucrarea cererii.
După încetarea contractului, datele de pe server se șterg în cel mult 30 de zile, după ce firma client a avut ocazia să le exporte.
Your company's data remains yours. The Provider uses it only to provide the service: it does not sell it, use it for other purposes or pass it to anyone apart from the technical providers listed in section 8.
- On your team's devices, in the browser: orders, vessel requests, invoices, matches, documents and quotes. You can export them to a backup file at any time. If you clear the browser's data, they disappear from that device.
- On the app's server: company details for documents (name, address, tax ID, contact details, logo, stamp, signature), shared settings, order summaries for reports (vessel, PO number and date, sales and purchase values, the email address of whoever worked on the order) and the usage log described in section 8.
- At the AI provider: the text and images of documents sent to be read, only to process the request.
After the contract ends, the data on the server is deleted within 30 days, once the client company has had the chance to export it.
8Date cu caracter personalPersonal data
Aici explicăm cum folosim datele cu caracter personal, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Pentru formularul de cerere de ofertă, pentru intrarea în aplicație, pentru jurnalul de utilizare și pentru mesajele de feedback, operatorul este Furnizorul. Pentru datele pe care firma client le introduce în aplicație (de exemplu nume de persoane pe documente), operatorul este firma client, iar Furnizorul le prelucrează în numele ei, ca persoană împuternicită, în condițiile contractului.
This section explains how we use personal data under Regulation (EU) 2016/679 (GDPR). For the quote request form, signing in to the app, the usage log and feedback messages, the controller is the Provider. For data the client company enters into the app (for example people's names on documents), the controller is the client company, and the Provider processes it on its behalf, as a processor, under the contract.
Cererea de ofertăQuote requests
- Ce dateWhat data
- Numele, firma, emailul, telefonul și țara sau portul (opționale), numărul de utilizatori și de comenzi, mesajul și țara din care s-a trimis cererea, dedusă din adresa IP.Name, company, email, phone and country or port (optional), number of users and orders, the message and the country the request came from, derived from the IP address.
- De ceWhy
- Ca să vă răspundem și să vă facem o ofertă.To reply and send you a quote.
- TemeiulLegal basis
- Demersuri făcute la cererea voastră înainte de un contract (art. 6 alin. (1) lit. b GDPR) și interesul nostru legitim de a răspunde cererilor (lit. f).Steps taken at your request before a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and our legitimate interest in answering requests (Art. 6(1)(f)).
- Cât timpHow long
- 12 luni de la trimitere. Adresa IP servește doar ca frână împotriva trimiterilor abuzive și se păstrează cel mult o oră.12 months from sending. The IP address is used only to curb abusive submissions and is kept for at most one hour.
Intrarea în aplicațieSigning in
- Ce dateWhat data
- Adresa de email, codul de acces trimis pe email și sesiunea de autentificare.Email address, the access code sent by email and the sign-in session.
- De ceWhy
- Ca să știm cine intră și să păstrăm aplicația sigură.To know who is signing in and to keep the app secure.
- TemeiulLegal basis
- Executarea contractului cu firma client (lit. b) și interesul legitim pentru securitate (lit. f).Performance of the contract with the client company (Art. 6(1)(b)) and our legitimate interest in security (Art. 6(1)(f)).
- Cât timpHow long
- Codurile expiră în 10 minute; sesiunea durează cât e stabilit pentru firma voastră.Codes expire after 10 minutes; the session lasts as long as set for your company.
Folosirea aplicațieiUsing the app
- Ce dateWhat data
- Adresa de email a utilizatorului pe rezumatele comenzilor și jurnalul de utilizare: ce ecrane și funcții se folosesc, un identificator aleator al dispozitivului, nava, numărul PO sau al facturii, mesajele de eroare și, pentru legăturile incerte, denumirile scurte ale produselor.The user's email address on order summaries and the usage log: which screens and features are used, a random device identifier, the vessel, the PO or invoice number, error messages and, for uncertain matches, short product names.
- De ceWhy
- Pentru rapoartele echipei, pentru suport și ca să facem aplicația mai sigură și mai bună. Nu pentru antrenarea modelelor AI.For the team's reports, for support and to make the app safer and better. Not for training AI models.
- TemeiulLegal basis
- Executarea contractului (lit. b) și interesul legitim (lit. f).Performance of the contract (Art. 6(1)(b)) and legitimate interest (Art. 6(1)(f)).
- Cât timpHow long
- Jurnalul, cel mult 12 luni; rezumatele comenzilor, cât durează contractul.The usage log, at most 12 months; order summaries, for as long as the contract lasts.
Mesajele de feedbackFeedback messages
- Ce dateWhat data
- Mesajul trimis din aplicație și adresa de email a celui care îl trimite.The message sent from the app and the sender's email address.
- De ceWhy
- Ca să rezolvăm problema sau cererea.To deal with the problem or request.
- TemeiulLegal basis
- Interesul legitim (lit. f).Legitimate interest (Art. 6(1)(f)).
- Cât timpHow long
- Cât e nevoie pentru rezolvare, cel mult 12 luni.As long as needed to resolve it, at most 12 months.
Cine mai primește dateleWho else receives the data
Folosim câțiva furnizori tehnici, care prelucrează datele doar la instrucțiunile noastre:
- un furnizor de găzduire și securitate, pentru găzduirea aplicației, autentificare și stocarea de pe server;
- un furnizor de email, pentru trimiterea emailurilor cu coduri și a mesajelor;
- un furnizor de inteligență artificială, pentru modelele care citesc documentele trimise spre citire;
- un serviciu de fonturi, pentru fonturile paginilor, care primește adresa IP a vizitatorului când se încarcă fonturile.
Lista actuală a furnizorilor o trimitem la cerere, pe email.
Unii dintre ei prelucrează date și în afara Spațiului Economic European, de exemplu în SUA. Transferurile se fac pe baza mecanismelor prevăzute de GDPR, cum sunt Cadrul UE-SUA privind protecția datelor sau clauzele contractuale standard. Nu vindem date și nu facem profilare pentru publicitate.
We use a few technical providers, who process data only on our instructions:
- a hosting and security provider, for hosting the app, sign-in and server storage;
- an email provider, for sending sign-in codes and messages by email;
- an artificial intelligence provider, for the models that read the documents sent to be read;
- a font service, for the page fonts, which receives the visitor's IP address when the fonts load.
We send the current list of providers on request, by email.
Some of them also process data outside the European Economic Area, for example in the United States. Such transfers rely on the mechanisms provided by the GDPR, such as the EU-US Data Privacy Framework or standard contractual clauses. We do not sell data and do not profile anyone for advertising.
Drepturile voastreYour rights
Aveți dreptul de acces, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, la portabilitatea datelor și de opoziție, dreptul de a vă retrage oricând consimțământul, fără efect asupra prelucrării de până atunci, și dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată. Scrieți-ne la [adresa de email]; răspundem în cel mult o lună. Puteți depune și plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.
You have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection, the right to withdraw consent at any time, without affecting earlier processing, and the right not to be subject to a decision based solely on automated processing. Write to us at [email address]; we reply within one month. You can also lodge a complaint with the Romanian data protection authority (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.
10Proprietate intelectualăIntellectual property
Aplicația Knot, codul, designul, numele și semnul Knot aparțin Furnizorului. Pe durata contractului, firma client primește dreptul neexclusiv și netransferabil de a folosi aplicația pentru activitatea proprie. Datele, documentele, logourile, ștampilele și semnăturile încărcate de firma client rămân ale ei; Furnizorul primește doar dreptul de a le prelucra ca să ofere serviciul.
The Knot app, its code, design, name and mark belong to the Provider. For the term of the contract, the client company receives a non-exclusive, non-transferable right to use the app for its own business. The data, documents, logos, stamps and signatures uploaded by the client company remain its own; the Provider only receives the right to process them in order to provide the service.
11Disponibilitate și schimbăriAvailability and changes
Facem eforturi rezonabile ca aplicația să fie disponibilă tot timpul, dar pot apărea întreruperi pentru mentenanță, actualizări sau din cauza furnizorilor de infrastructură. Datele deja încărcate pe dispozitiv se pot consulta și fără internet; citirea cu AI are nevoie de conexiune. Putem îmbunătăți și schimba funcțiile aplicației, iar schimbările importante care vă afectează le anunțăm din timp.
We make reasonable efforts to keep the app available at all times, but interruptions may occur for maintenance, updates or because of infrastructure providers. Data already on a device can be viewed without an internet connection; AI reading needs a connection. We may improve and change the app's features, and we give advance notice of important changes that affect you.
12RăspundereLiability
Serviciul se oferă ca atare, fără garanția că propunerile AI sunt complete sau corecte. Furnizorul nu răspunde pentru:
- documente emise sau decizii comerciale luate pe baza unor propuneri AI neverificate;
- date pierdute de pe dispozitive prin ștergerea datelor browserului sau în lipsa unui backup;
- întreruperi cauzate de terți sau de forță majoră;
- prejudicii indirecte, cum sunt profitul nerealizat sau pierderea clienților.
Răspunderea totală a Furnizorului este limitată la sumele plătite de firma client în ultimele 12 luni. Limitările nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă.
The service is provided as is, without any guarantee that AI suggestions are complete or correct. The Provider is not liable for:
- documents issued or business decisions made on the basis of unchecked AI suggestions;
- data lost from devices by clearing browser data or for lack of a backup;
- interruptions caused by third parties or by force majeure;
- indirect losses, such as lost profit or lost customers.
The Provider's total liability is limited to the amounts paid by the client company in the previous 12 months. These limits do not apply to damage caused intentionally or through gross negligence.
13Suspendare și încetareSuspension and termination
Furnizorul poate suspenda accesul, cu notificare, dacă termenii sunt încălcați grav, dacă plata nu se face sau ca să oprească un risc de securitate. La încetarea contractului, datele de pe dispozitive rămân la firma client, care poate cere, în 30 de zile, exportul datelor de pe server; după aceea, datele de pe server se șterg.
The Provider may suspend access, with notice, in case of a serious breach of these terms, non-payment or to stop a security risk. When the contract ends, the data on devices stays with the client company, which may ask for an export of the server data within 30 days; after that, the server data is deleted.
14Legea aplicabilă și litigiiGoverning law and disputes
Termenii se supun legii române. Încercăm întâi să rezolvăm orice neînțelegere pe cale amiabilă, la [adresa de email]. Dacă nu reușim, litigiul se judecă de instanțele competente de la sediul Furnizorului.
These terms are governed by Romanian law. We first try to settle any disagreement amicably, at [email address]. If that fails, the dispute is settled by the competent courts at the Provider's registered office.
Informații despre soluționarea alternativă a litigiilor găsiți la Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor (ANPC), pe platforma SAL, reclamatiisal.anpc.ro. Platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL) a fost închisă pe 20 iulie 2025, prin Regulamentul (UE) 2024/3228.
Information on alternative dispute resolution is available from the Romanian National Authority for Consumer Protection (ANPC), on the SAL platform, reclamatiisal.anpc.ro. The EU online dispute resolution (ODR) platform was closed on 20 July 2025, under Regulation (EU) 2024/3228.
15Modificarea termenilorChanges to these terms
Putem actualiza acești termeni. Versiunea în vigoare este cea de pe această pagină, cu data ultimei actualizări de sus. Schimbările importante le anunțăm pe email sau în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte să se aplice.
We may update these terms. The version in force is the one on this page, with the last updated date at the top. We announce important changes by email or in the app at least 30 days before they apply.
16Contact
[Denumirea firmei], [Adresa sediului]. Email: [adresa de email]. Telefon: [telefon]. Pentru o ofertă, folosiți formularul de pe prima pagină.
[Company name], [Registered address]. Email: [email address]. Phone: [phone]. For a quote, use the form on the home page.